O briefing é essencial para que qualquer projeto mantenha suas ideias claras, antes de ser realizado e é bastante usado em agências de publicidade, área administrativa e design.
Trata-se de um documento onde é registrado as informações necessárias de qualquer atividade que envolva a elaboração de um projeto e nele são destacados dados muito importantes, como:
- Objetivo;
- Orçamento;
- Prazo de entrega;
- Público envolvido.
Esse documento é um registro das primeiras ideias de como fazer uma manutenção preventiva e corretiva, por exemplo. Portanto, precisa ser claro, com o maior número de detalhes possível e aprofundado em relação aos objetivos a serem alcançados.
O briefing é um manual de instruções para tudo o que se pretende realizar, como a montagem de um site, a criação de uma campanha de marketing, uma peça publicitária e também a criação de uma identidade visual de uma empresa.
Por meio do briefing, uma equipe pode ser guiada em seus objetivos, para chegar a resultados satisfatórios na montagem de uma loja virtual de móveis sob medida, e esse documento fornece todas as diretrizes completas para o profissional envolvido.
Trata-se de uma ferramenta essencial em qualquer tipo de planejamento, onde é colocado resumidamente as ações e estratégias que serão adotadas por um grupo de pessoas, para que elas possam resolver problemas que surgem.
O briefing, portanto, pode mapear o problema com porta pallets e apresentar soluções como a maneira que ele deve ser transportado ou o tipo de veículo que deve ser utilizado para deslocá-lo, por exemplo.
Saiba a importância do briefing
Ele é importante porque esclarece os objetivos e as informações de um compromisso das pessoas envolvidas, deixando-as cientes do que devem fazer, dos recursos que estão disponíveis e a maneira como o trabalho deve ser realizado.
Como o briefing reúne informações importantes para o desenvolvimento de um projeto para um buffet finger food a domicílio, ele pode colaborar nos seguintes pontos:
1. Organização
Os trabalhos ficam organizados, porque o briefing reúne em apenas um registo todos os dados mais importantes que devem ser seguidos e o seu conteúdo pode ser segmentado por equipes como as de planejamento, criação e mídia.
Dessa forma, todos eles cumprem o seu papel específico, para que se atinja o resultado final contido no documento.
2. Assertividade
Quando o colaborador conhece bastante a empresa, o mercado em que atua, qual é o público-alvo e os objetivos específicos do projeto de manutenção preventiva de elevadores, é possível ter mais clareza nas decisões a serem tomadas.
Isso porque, através do briefing, o profissional se norteia para que todas as expectativas referente ao projeto possam ser alcançadas de forma mais exata e completa.
3. Direcionamento
O briefing tem o papel de direcionar as condutas, ações e estratégias dos envolvidos, no sentido de evitar perda de tempo em outras atividades menos importantes, conduzindo-os por um caminho mais fácil de execução do que foi planejado.
Portanto, para que os envolvidos não se percam em seus trabalhos anteriormente determinados, o planejamento do curso de bombeiro civil caminha muito mais rápido, impedindo serviços errados, que geram imensa frustração.
4. Planejamento eficaz
O briefing deve expressar não apenas o que a companhia ou a área deseja, mas também garantir que o planejamento fique dentro da realidade e seja eficaz para esclarecer as discrepâncias surgidas durante a sua execução.
Isso significa que o briefing conduz os colaboradores a levar menos tempo para conseguir o contato de distribuidor de divisória de ambiente externo, fazendo com que a produtividade não seja afetada.
A execução fica mais fácil, já que ele estipula o cumprimento de um prazo para a entrega do documento, que deve estar completo em suas informações, acarretando maior credibilidade para o trabalho, sem perda de tempo.
5. Resultados alinhados
O resultado eficaz de um planejamento direcionado pelas informações contidas no briefing só é possível quando as condutas estão alinhadas entre os envolvidos, significando que todas as ideias foram compreendidas e captadas por todos.
6. Evita retrabalhos
Realizar um trabalho, por diversas vezes, afeta a rotina das atividades dentro de uma empresa, impactando na rotina diária.
Nesse sentido, o briefing acaba evitando os retrabalhos dos ajustes no projeto do serviço de conserto de fechadura automotiva, diminuindo a margem de insatisfação dos gestores, que nem sempre podem impedir as solicitações de alteração nesse projeto.
O que um briefing precisa ter?
O briefing de uma empresa deve conter o objetivo do projeto, indicar os responsáveis, identificar o contexto da companhia, mostrar a prioridade do projeto e informar o orçamento utilizado.
Além de designar o público-alvo a ser alcançado, incluir a pesquisa do mercado em que a marca atua, determinar o escopo, portfólio, estilos e identificar as objeções.
Precisa indicar a resolução de problemas, estabelecer os concorrentes, determinar os prazos, conter as preferências pessoais do cliente e, por fim, adicionar informações relevantes.
Inclusive, existem diferentes tipos de briefing, tais como: briefing de negócios, de marketing, publicitário e criativo.
Para ter um bom briefing, ele precisa possuir as seguintes características: uma ordem lógica da informação mais ampla até a mais específica e conter informações suficientes para os envolvidos em um projeto.
Além de ser facilmente compreensível para todos em suas atribuições, deixar claro o objetivo que deve ser alcançado e evitar detalhes técnicos para não dificultar o entendimento.
Benefícios do briefing
Utilizar-se das estratégias de um briefing no ambiente corporativo traz muitos benefícios, como as atividades de cada colaborador ficam definidas e o uso do orçamento não é desviado para outro setor;
É válido citar que o planejamento das ações pode se basear nas diretrizes contidas no briefing, as informações dos clientes contidas em um briefing de marketing auxiliam na propaganda de produtos e serviços, e há economia de tempo nas atividades realizadas.
A empresa pode centralizar todas as informações em um único documento, além de conseguir agrupar todas as informações necessárias que de alguma forma ficaram perdidas, direciona o trabalho das pessoas e permite que o profissional seja mais criativo.
Assim, os objetivos da corporação podem ser direcionados com mais prioridade aos clientes, permitindo o surgimento de novas soluções antes não identificadas.
Análise pré-briefing
Antes da elaboração do briefing, é importante pesquisar modelos anteriores para que eles sirvam de base do que realmente deve ser inserido no novo documento, dessa forma, as informações essenciais com relação ao cliente e a empresa não ficam de fora.
Procure se informar da forma como a empresa lida com os projetos, quais são os produtos comercializados e de que forma a concorrência está trabalhando nesse momento.
Essa análise mais detalhada pode favorecer a descoberta de novas informações a respeito de algo que o mercado atual ainda não oferece aos clientes e que pode ser considerado dentro do projeto.
Cada cliente tem uma característica específica e, nesse sentido, o roteiro para a criação do briefing muda com base em cada cliente e, para que ele seja personalizado, deve conter todas as informações necessárias do cliente para que o roteiro seja exclusivo.
É importante salientar que essa diferenciação entre cada cliente pode fazer com que o mesmo briefing não se aplique às mesmas situações porque, evidentemente, sempre há exceções.
Outro detalhe é que, para garantir que o roteiro do briefing fique mais fácil, é de grande utilidade fazer uma checklist de tudo que precisa constar no roteiro, pois ele vem antes do briefing.
É sempre recomendável estabelecer quais são as metas e objetivos da empresa, bem como saber se o público-alvo já foi definido. Essas observações podem ser colocadas na lista de checagem também.
Considerações finais
O briefing é um documento que reúne informações importantes a respeito de trabalhos que devem ser realizados dentro de um projeto.
Ele precisa ser bem elaborado e conter todas as informações necessárias tanto para os colaboradores quanto para os clientes para quando a empresa precisa, por exemplo, de fechar algum contrato de prestação de serviços.
Em geral, o briefing é o resumo de um projeto, onde são informadas quais as técnicas que devem ser utilizadas para que a entidade alcance seus objetivos, que sempre estão ligados aos aspectos financeiros.
O briefing também é utilizado para que os colaboradores possam encontrar maneiras diferentes de encontrar uma solução de um determinado problema.
Como o objetivo do briefing é direcionar a pessoa nas condutas que ela precisa tomar, ele serve para planejamentos pessoais também.
Isso porque ele serve para o esclarecimento do que precisa ser feito, informando a tarefa dos profissionais envolvidos, quando se trata do ambiente corporativo.
Nada mais é do que uma forma de esclarecer para as pessoas o que elas realmente precisam fazer, informando quais os recursos que são disponibilizados para realizar a tarefa, bem como prazos e tempo disponível para que ela seja finalizada.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
