A ordem de compra é um documento importante e que formaliza que a empresa está comprometida em adquirir os produtos e serviços que precisa, de acordo com os valores e prazos combinados com os fornecedores previamente.
É como se fosse uma garantia de que a organização vai comprar os produtos e para controlar a entrada e saída de mercadorias do estoque da organização.
Mesmo contando com dados importantes, tais como preços, condições de pagamento, prazos, entre outros, a ordem de compra não é apenas uma substituta dos contratos.
Isso significa que depois que a ordem é assinada, ainda assim é necessário elaborar um contrato. Esse documento é ainda mais importante tendo em vista a quantidade de negócios que as pessoas abrem no Brasil.
Isso faz com que o processo de compra e venda de mercadorias precise ser devidamente organizado para trazer benefícios para a organização. É algo que está relacionado ao modo como o estoque é organizado e à manutenção do fluxo de caixa.
Pensando nisso, neste artigo, será abordada qual é a definição de ordem de compra, sua importância para as organizações e de que maneira tratar a ferramenta.
Entenda o que é ordem de compra
Ordem de compra é um documento que serve para formalizar a compra de produtos e serviços, registrando entradas e saídas de mercadorias do estoque, além de registrar as aquisições de produtos.
O documento formaliza a proposta comercial para um fornecedor e é muito importante para administrar a cadeia de suprimentos da corporação. Também é um documento que serve como garantia de que o negócio vai fazer aquisições, de acordo com o orçamento.
Para um fabricante de piso grama de concreto é uma garantia de compra de seus produtos, mas, ainda assim, não possui o mesmo peso de um contrato.
Esse documento não conta com validade legal, uma vez que é muito mais simples e com um prazo menor, geralmente de doze meses. Por essa razão, é utilizado na etapa anterior do contrato, mas não o substitui.
Por ser um documento de formalização essencial para o controle de despesas, precisa incluir algumas informações necessárias e obrigatórias, tais como:
- Nome do comprador;
- Número da ordem de compra;
- Descrição de produtos;
- Quantidade;
- Data;
- Valor da compra;
- Local de entrega;
- Forma de pagamento;
- Dados do fornecedor.
Além de incluir todas essas informações, é necessário tomar todas as medidas necessárias para que o processo funcione do jeito certo. Isso significa ter cópias originais das ordens para o total controle de recebimento.
Um fabricante de produtos para depilação a laser virilha completa deve guardar os documentos corretamente e de maneira organizada para que, assim, possam ser acessados sem muitas dificuldades.
Outro ponto fundamental é reunir todas as informações sobre o fornecedor e manter todos os computadores alinhados.
Importância da ordem de compra
Esse documento é muito importante para controlar as despesas da corporação. Quando a ordem de compra é devidamente aplicada, a companhia consegue ter maior controle e isso ajuda a renovar o estoque e a desenvolver boas estratégias de vendas.
Além disso, o uso de ordens de compra pode impactar a corporação como um todo, trazendo uma visão mais clara sobre a companhia e embasando as tomadas de decisão.
Até mesmo a precificação e as estratégias de marketing podem ser influenciadas por esse documento. Assim sendo, a ordem de compra é indispensável para que a corporação tenha mais credibilidade.
Isso acontece porque, uma vez que ela tem os dados em mãos, os fornecedores conhecem os produtos que a organização deseja, facilitando a negociação de condições, formas de pagamentos e valores.
Dicas para tratar a ordem de compra
Para trabalhar do jeito certo com a ordem de compra, é necessário seguir alguns parâmetros fundamentais. São eles:
Conhecer a esteira de processos
Como a marca de docinhos finos para 15 anos deve conhecer todos os processos necessários para comprar materiais, uma vez que essas informações trazem mais autonomia para possíveis melhorias.
Um exemplo no processo de compras é quando ele se inicia na equipe de planejamento e controle de produção, que precisa solicitar um item que esteja em falta. A equipe de compradores analisa a solicitação para elencar as prioridades.
Depois de fazer esse alinhamento, o departamento de compras vai montar as ordens e enviar para fornecedores diferentes com o propósito de encontrar o melhor custo-benefício, em outras palavras, ele faz uma cotação.
Depois desse processo, os compradores escolhem quem será o fornecedor, de acordo com critérios estabelecidos pela empresa e envia para a aprovação da diretoria. Esta tem um prazo de cinco dias úteis para avaliar e aprovar.
Após a aprovação, o setor de compras de um fabricante de placa de homenagem de formatura confere os acordos para se certificar de que estão dentro do prazo e envia para o fornecedor.
Estabelecer uma boa comunicação entre as equipes
Uma boa comunicação entre as equipes é fundamental, tendo em vista a necessidade de que parte do processo esteja visível para todos os funcionários. É assim que a corporação evita retrabalhos, como solicitações repetidas para o mesmo fornecedor.
O contato frequente entre diferentes partes é uma responsabilidade de todos os envolvidos, visto que quando tudo está bem acompanhado, cada colaborador pode lidar com os imprevistos e até mesmo prevê-los.
É assim que a corporação consegue resolver situações complexas e ainda minimiza qualquer prejuízo que possa vir à tona.
Conhecer o sistema de gestão empresarial
Conforme uma empresa cresce, diferentes sistemas precisam ser implantados para melhorar a gestão das informações do negócio. Hoje em dia, os gestores podem contar com um sistema de gestão empresarial ERP.
Esta é uma sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, e se encarrega de interligar todos os processos e dados da organização de maneira centralizada, ao mesmo tempo em que centraliza todas as áreas.
Para uma empresa de jateamento abrasivo úmido, esse recurso é muito importante para facilitar as tomadas de decisão e alinhar a comunicação interna.
Quanto mais funções de um sistema ERP a corporação souber manusear, mais fácil será acompanhar o processo das ordens de compras, mesmo porque, as solicitações de pedidos costumam ser geradas por meio do ERP.
É indispensável conhecer o sistema, suas possibilidades e nuances para aumentar as chances de otimização da ordem de compra.
Estabelecer políticas de compras
A política de compras é muito importante para orientar as decisões em relação àquilo que a corporação precisa ou não comprar, quando isso deve ser feito, além de ajustar pedidos e valores de produtos em estoque com uma programação financeira.
Um fornecedor de peças para projeto ar condicionado hospitalar deve conhecer sua política de compras para determinar critérios específicos na hora de fazer escolhas.
Algumas organizações costumam trocar seus fornecedores a cada seis meses para que possam aproveitar as inovações do mercado, por outro lado, existem aquelas que sofrem para encontrar bons fornecedores e que realmente vendem o que precisam.
Se esse for o caso do negócio, a melhor coisa é fidelizar a pessoa fornecedora, mas, para isso, é necessário criar um tratamento exclusivo entre as partes para que o processo de negociação seja benéfico.
Fazer planilhas de controle
Um fabricante de patches termocolantes precisa de planilhas de controle de estoque que informem datas de início do processo de ordem de compra, tempo despendido, além de ter um espaço para documentar situações durante o processo.
Todas essas informações são cruciais para analisar cadências de entrega e conferir quais são cumpridas e quais estão atrasadas.
Uma boa planilha deve conter item solicitado, quantidade, data da solicitação, data do envio para aprovação e data da aprovação.
Com base nas informações apresentadas, fica muito mais fácil avaliar como é a cadência no processo de compras de materiais.
Ao analisar brevemente a planilha, os profissionais sabem se o produto foi entregue dentro da data prevista, se houve oscilações nas datas de entrega e as quantidades que precisam ser negociadas, antes de emitir a ordem de compras.
Para um fabricante de concreto usinado para calçada, é uma forma de contemplar as entregas acordadas entre as partes durante a negociação, informações fundamentais e que precisam ser incluídas na ordem de compra.
Considerações finais
Conhecer muito bem os processos internos é imprescindível para emitir as ordens de compras, sempre considerando a realidade laboral da corporação.
O documento é indispensável para a rotina do negócio e a gestão de estoque para garantir que sua produção esteja sempre em dia.
Com as dicas dadas neste conteúdo, vai se tornar mais fácil elaborar esse documento e aproveitar todas as facilidades que ele pode trazer para a empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
